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セキュリティ設定も安心、全社で使えるGoogle Works
良いポイント
Google Workspaceの良い点は、導入目的だった独自ドメインでのGmail利用にとどまらず、今ではDriveやカレンダー、グループなど社内全体で欠かせない基盤になっていることです。特に便利なのは、ファイルをクラウド上で共有・同時編集できるDriveの機能で、出張中や在宅勤務中でもリアルタイムで共同作業ができ、資料のバージョン管理に悩むことがなくなりました。また、管理コンソールで細やかなセキュリティ設定が可能で、アクセス権限を部署や役職ごとに柔軟に制御できるのも安心です。さらに、業務に不要なサービスを利用制限できるため、情報管理の観点でも非常に助かっています。導入当初はメール利用が主目的でしたが、今では全社的な業務効率化とセキュリティ強化を両立できるプラットフォームとして重宝しています。
改善してほしいポイント
大きな不満はありませんが、改善してほしいと感じるのは管理コンソールの分かりやすさです。機能が多く便利な一方で、細かなセキュリティ設定やユーザー権限の調整を行う際に、目的の項目にたどり着くまで時間がかかることがあります。より直感的に設定できるインターフェースになれば、管理者の工数削減につながると思います。
どのような課題解決に貢献しましたか？どのようなメリットが得られましたか？
導入前は社内外のやり取りがメールとローカルファイル中心で、資料のバージョン管理や情報共有に多くの時間を取られていました。Google Workspaceを導入したことで、Gmailでの独自ドメイン運用に加え、Driveを活用したリアルタイム共同編集が可能となり、会議資料や提案書の作成時間は従来の約30％削減されました。また、カレンダーを利用して会議日程を自動調整できるようになり、調整にかかる時間も大幅に短縮。さらに、管理コンソールによる権限管理やセキュリティ設定により、情報漏えいリスクを軽減しつつ、必要なユーザーだけが適切にアクセスできる環境を整備できました。結果として、社内のコミュニケーションは効率化され、資料検索や会議準備にかかっていた時間が月間で十数時間規模で削減されるなど、生産性の向上を強く実感しています。
検討者へお勧めするポイント
Google Workspaceは、普段から使い慣れているGmailのUIをそのまま利用でき、スマホアプリでも同様に操作できるため導入ハードルが非常に低いです。管理コンソールから簡単にアカウント作成ができ、採用時にアカウント発行と共有ドライブへの権限付与、オンボーディングガイドをDriveで共有すれば新入社員のオンボーディングの手間を大幅に削減できます。
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